O papel da comunicação na circulação das informações dentro das empresas

Comunicar significa partilhar, o que não é apenas falar e escrever.
A qualidade da comunicação interna é uma agente essencial para o sucesso das empresas diante de uma concorrência cada vez mais ágil e feroz, quando essa comunicação é realizada de modo competente, proporciona boas relações entre os funcionários e integra-os no quotidiano de trabalho ao divulgar com clareza as decisões e objetivos da empresa.
Para atingir as metas de uma boa comunicação, deve-se escolher o meio de comunicação mais adequado aos objetivos que se deseja como: o boletim interno, jornal interno, jornal mural, revista interna, internet, intranet, as informações precisam claras e objetivas para não gerar mal interpretações.
O primeiro contacto do cliente com a empresa é o chamado “momento da verdade” isso pode acontecer através do site, mas na maioria dos casos envolve o contato humano.
Com a intenção de se aproximar dos seus colaboradores as empresas já estão a desenvolver o e-learning para levar a informação necessária sobre as mudanças na empresa, os seus produtos e os seus serviços de forma ágil, evitando ruídos na comunicação e falhas no atendimento.

Fonte: Adaptado de: A comunicação como diferencial para o atendimento nas organizações, htt://www.eumed.net/ver/turydes/05/gss.htm.

Secretariado - Profissão - Sucesso - Parte 2

Ficha Técnica do vídeo
Nome do autor: Escola ETEC José Martimiano
Páis de Origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 06:17

Resumo:
o vídeo refere o que está dificil arranjar uma boa profissional, para que isso aconteça é preciso ter muita força de vontade, ser uma pessoa sigilosa, e com formação. Fala também da diferença entre uma secretária técnica e uma executiva: a formação de uma secretária técnica inclui receção, atendimento telefónico.... A executiva não atende tanto o público.

Contribuição do vídeo para o estudo da disciplina:
O vídeo está  relacionado com os conteúdos trabalhados nas aulas explicando a diferença entre a secretária técnica e a executiva.

Opinião do filme
O vídeo foi muito bom porque mostra como um secretariado deve preparar-se para o mercado de trabalho.

Fonte:http://www.youtube.com/watch?v=17YRK5bUbpk

Secretariado-Profissão Sucesso - Parte 1

Ficha Técnica do vídeo
Nome do autor: Escola ETEC José Martimiano
Páis de Origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 03:54

 Resumo:
Antigamente eram só os homens na profissão de secretariado mas depois da revolução industrial passaram a ser só as mulheres.
Além de atender telefonemas, as secretárias são o braço direito do executivo.
O vídeo refere que uma secretária tem de ter uma boa comunicação, organização, atenção disciplina, simpatia, boa educação, conhecer outros idiomas, responsabilidade, discrição, escrever bem, saber informática e ser atualizada.

Contribuição do vídeo para o estudo da disciplina:
O vídeo está completamente relacionado com os conteúdos trabalhados nas aulas explicando o objetivo da disciplina técnica de secretariado.

Opinião do filme
O vídeo foi muito bom porque ficamos a conhecer e entender mais sobre o nosso curso e as saídas que temos no mercado de trabalho.

Fonte http://www.youtube.com/watch?v=KA9C_tUn47o

O que está a mudar no papel de secretária executiva

O texto refere que hoje em dia uma secretária executiva é o mesmo que ser assistente administrativa, assistente executiva, profissional administrativa, ou administradora de escritório. A simples secretária que só se limitava a atender o telefone, a gerir a agenda e a organizar eventos, deve hoje, para além de tudo isto, planear reuniões, relacionar-se com os clientes, com os vendedores e com o público e algum tipo de pessoal, negociar as compras…. E até dar formação a outros colaboradores.

A secretária atual tem um papel cada mais ativo. Uma secretária eficaz deve agir proactivamente, manifestando uma postura assertiva e confiante deve saber como gerir situações de conflito e lidar com interlocutores de perfis muito distintos, adaptando a sua linguagem e escolhendo o melhor meio de comunicação. Ela é muitas vezes o rosto e a voz da empresa, por esse motivo deve ter muito cuidado com a imagem que transpõe para os outros.

Fonte “As novas Secretárias”, de Maria João Alexandre, Executive Digest, Outubro de 2003

 

Para além da simples secretária

O texto refere que tal como noutras profissões o dia-a-dia destas profissionais ultrapassa largamente o que está previsto na descrição do seu cargo. Refere também que o papel das secretárias executivas tem vindo a alterar-se ao longo do tempo, ou seja a tendência é para que uma secretária trabalhe para mais de um diretor. A requalificação é uma saída provável para as profissionais administrativas, uma vez que lhes são exigidas novas aptidões. A presidente da direção da Associação de Secretárias Profissionais Portuguesas (ASP) e secretária de administração na General Cable (CelCat) – não nega que as funções de secretariado tradicional têm sido colocadas em causa. Na sua opinião as funções da secretária executiva continuam a ser as de assistir em todas as tarefas o director.

Fonte “As novas Secretárias”, de Maria João Alexandre, Executive Digest, Outubro de 2003

Secretariado:história e evolução profissional

Os Escribas são considerados como os primeiros secretários, porque dominavam a escrita, faziam as contas, organizavam os arquivos, escreviam as ordens e recebiam-nas também por escrito, sendo por isso encarregues da sua execução. Eles tinham perfeito domínio do idioma, da literatura e da história do seu país e assessoravam Reis, Imperadores, Filósofos e Líderes. 

Com a Revolução Industrial, volta a aparecer a função de secretário e, após as duas guerras mundiais, por falta de mão-de-obra masculina, houve o surgimento da figura feminina bastante atuante na área, na Europa e nos Estados Unidos.

Segundo estudiosos, a palavra "secretária" tem origem no latim e deriva dos seguintes termos:

• Secretarium - lugar retirado;
• Secretum - lugar retirado, retiro;
• Secreta - particular, segredo

A secretária atuava como rececionista, datilógrafa dos trabalhos elaborados pelos chefes, era a imagem da empresa, não exprimia opiniões e tampouco proatividade. Com o passar do tempo o perfil de secretária modificou-se, deixou de ser vista como cumpridora de rotinas ou apoio do executivo e os anos 90 dignificaram a profissão como gestora de processos.
Contudo, o novo perfil do(a) secretário(a) não foi suficiente para expulsar o preconceito de muitos executivos e mesmo com toda a evolução, o Secretariado sofre com preconceitos e o desconhecimento de muitos empresários. São executivos que, desconhecendo a capacidade das suas secretárias, lhes delegam tarefas simplistas. Em vez de confiar no potencial das profissionais, preferem centralizar neles a decisão e gestão de rotinas que poderiam ser perfeitamente geridas pelas suas assistentes. O resultado dessa atitude é a sobrecarga de compromissos, papéis e decisões no executivo, enquanto a sua secretária está, indevidamente ocupada em servir cafezinho aos visitantes.
Mas o profissional de Secretariado deve contrariar esse preconceito e qualificar-se ao máximo mantendo-se atualizado, sendo proactivo, negociador, polivalente, e principalmente dominar as técnicas de secretariado.
Atualmente a secretária é praticamente uma assistente da presidência ou gerência para a qual trabalha. Além de gerir a qualidade das atividades que desenvolve na empresa, também administra a vida e a agenda particular das administrações. Trata-se, pois, de uma tarefa de extrema confiança, que exige discrição absoluta.

Fontes:

http://secretariando.wordpress.com/2009/06/14/historia-do-secretariado/

http://www.metodista.br/secretariado/curso/historia-e-origem-da-profissao-secretaria

http://pt.scribd.com/doc/58457840/11/Secretariado-a-evolucao-profissional